Schreibbegeisterte/n Sekretär/in gesucht

Für eine Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Norderstedt suchen wir eine/n schreibbegeisterte/n Sekretär/in als Schwangerschaftsvertretung für vorerst ein Jahr, wobei in dieser Konstellation immer eine Option für die Zukunft enthalten ist.

Die Büros – zentral gelegen, gut erreichbar – sind alle hell und freundlich. Bei meinem Rundgang mit der Büroleiterin (zu ihr gleich mehr) habe ich konzentrierte, offene und freundliche Gesichter gesehen. Sie teilen sich Ihren Raum mit ein bis zwei Kolleginnen, die die gleichen Tätigkeiten verrichten (hier wird alles geschrieben, was fast 30 „Produzierende“ erarbeiten) – mögen Sie das?

Der Umgangston ist nett, höflich und gepflegt. Die Chefs leben das vor, die Büroleitung achtet auf die Einhaltung, „zicken“ geht hier gar nicht! Kaffee und Tee stehen zur freien Verfügung, Wasser steht immer bereit und ist gegen eine Kostenpauschale „erwerbbar“. Sie dürfen sich über einen vollen Obstkorb freuen und natürlich genießen. Die jährliche Weihnachtsfeier ist oft eine gemeinsame Aktivität und alle zwei Jahre gibt es in der Regel einen Betriebsausflug. Süßigkeiten gibt es auch, aber da die nicht so gesund sind wie das kostenfreie Obst – nur gegen „Bares“.

Ihre Büroleiterin wurde von der „Managerin des ersten Eindrucks“ (ein schöner Ausdruck für Empfang und Telefon) so beschrieben:

„Sie ist korrekt, loyal und aufmerksam. Sie sieht alles, sie macht einen super Job, ist kollegial, freundlich, natürlich, hat ein „offenes Ohr“ für Alle, gibt Hilfestellung, beantwortet alle gestellten Fragen, ist dabei klar direkt und sachlich. Sie ist ehrlich und was sie sagt, meint sie auch so und sie hat eine sehr positive Lebenseinstellung!“

Zusatz von mir: Sie ist die ideale „Kümmerin“! Bei ihr verbinden sich Energie und Wille, Bodenständigkeit und Struktur sowie eine umfassende Sichtweise zu einer erfolgreichen in sich ruhenden Persönlichkeit.

Mit diesem Hintergrund passen Eigenschaften und Verhaltensweisen wie:

„Den Löffel fallen lassen“, Inkompetenz, lahm, nicht zu Fehlern stehen (hier reißt Ihnen keiner den Kopf ab), schlechtes Benehmen (hier ist der höfliche Umgangston die Norm), ungepflegt, überfreundlich und überstylt – so gar nicht hin! Bei Fehlern, die passieren können (aber bitte gleich ansprechen), wird sie erst mal ganz leise und Sie sehen es ihr an, dass sie unzufrieden ist, aber – ganz wichtig – sie schreit nie! Hier wird alles ruhig und sachlich angesprochen, geklärt – dabei ist sie immer motivierend (der Fehler soll ja nicht wiederkehren) und offen für alles.

Die Chefs – hiervon gibt es in der Gesellschaft mehrere – sind charakterlich so unterschiedlich, so dass von allem etwas dabei ist. Doch auch hier gilt bei der Zusammenarbeit, es kann über alles geredet werden und es wird sich auf Augenhöhe begegnet.

Mal ehrlich – ist das ein Büro? Haben Sie das jetzt auch? Alle in dieser Kanzlei hätten Sie gerne so:

Freundlich und höflich (denn Sie müssen auch mal ans Telefon), kompetent mit einem guten Überblick, die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen (alle bringen etwas zum Schreiben – Sie wissen, was zuerst raus muss!), damit auch ein richtig gutes Gespür für Menschen und Situationen, dazu gehört auch einen Prise Diplomatie, ein gesundes Selbstbewusstsein und damit die gewünschte Fähigkeit, zu Fehlern zu stehen. Ein gefühlvolles Durchsetzungsvermögen wäre eine gute Eigenschaft, natürlich eine schnelle Auffassungsgabe (hier greifen gut geölte „Räder“ erfolgreich ineinander), „auf der Leitung stehen“ – schwierig!

Sie müssen hier nicht im Kostüm „auflaufen“ – aber gepflegt im Aussehen und Auftreten – wird schon erwartet, eine gute gepflegte Kommunikation macht Ihnen Spaß, Ihre positive Sichtweise ist ansteckend, damit sind Sie anpackend, unkompliziert, stressfest und belastbar (hier „zerren“ viele an Ihnen). Genauigkeit ist eine ganz wichtige Eigenschaft, damit Aufmerksamkeit und ganz korrektes Arbeiten. Die Fähigkeit, Lösungen zu suchen – und auch zu finden, ein flinker Arbeitsstil ist sehr nützlich und ganz zum Schluss – eine grandiose Verschwiegenheit! – durch Ihre Hände gehen die persönlichen Dinge aller Mandanten, hier müssen Sie eine Unterschrift leisten – Verstöße führen zu strafrechtlichen Konsequenzen.

Fragen Sie bitte mal Ihre Freunde, ob Sie so sind – wenn ja – werden Sie sich hier sehr wohl fühlen.

Für diese Tätigkeit benötigen Sie Folgendes:

Sehr gerne eine solide, erfolgreiche Ausbildung zum/zur Kaufmann/frau für Bürokommunikation oder zum/zur Notarfachangestellte/n – aber eine ähnliche Tätigkeit bei einem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer ist eine gute Startposition.

Ihr Englisch muss so gut sein, dass Sie es sprechen und schreiben können. Das Ihr Deutschlehrer noch heute bei jedem Klassentreffen von diesem/dieser Musterschüler/in spricht – erfreut Ihre Chefs.

Mit den normalen Office-Programmen erzielen Sie gute Ergebnisse und die DATEV-Programmoberfläche ist Ihnen optimaler Weise vertraut. Die Geschäftsleitung wünscht sich einen guten und professionellen Briefstil  (DIN 5008 sollte kein Fremdwort sein) und ein schnelles und sauberes Schreiben. Sie erhalten Phonodiktate, d.h. Sie schreiben mit einem „kleinen Mann“ im Ohr – können Sie das, oder treibt Sie das zur Verzweiflung? Was Sie jetzt noch „dabei haben sollten“ – ist eine richtig gute, nette, sympathische Telefonstimme.

Sind Sie noch bei uns? Wenn ja –

Ihre Aufgaben:
Hier gibt es ein Schichtsystem und sollten Sie mal die/der Erste sein – setzen Sie schon mal den Kaffee auf, fahren Ihren PC hoch und tauschen die Sicherungskassette. Dann „werfen“ Sie sich auf die E-Mails und arbeiten diese ab. Auf Ihrem Schreibtisch steht eine Kiste für alles, was geschrieben werden muss. Diese gehen Sie durch und setzen Prioritäten, was ist wichtig, was muss zuerst raus. Also der totale Überblick. Sie sprechen sich mit Ihren beiden Kolleginnen ab, wer schreibt was, das muss klappen! Sie prüfen die anstehenden Fristen und – ganz wichtig – Sie halten diese auch ein!

Im Klartext – Sie schreiben alles, was hier anfällt (so 25-30 Kollegen füllen diese Kiste). Dafür gibt es viele Vorlagen – Sie müssen das „Rad“ nicht neu erfinden, alles ist gut geregelt und gelöst. Sie schreiben Kurzmitteilungen nach Vorlagen, nach Diktat, nach Doku-Vorlage – eben einfach alles. Sie füllen Ihr Postmappen, bringen diese zur Unterschrift und bearbeiten dann den Postausgang. Dazu gehört auch das Frankieren. Sie schreiben Rechnungen und Berichte, auch in Englisch, auch mit anhängenden Excel-Tabellen und binden diese auch. Sie scannen Belege ein, faxen alles Mögliche weiter, überwachen und leiten E-Mails und Faxe weiter, Sie pflegen Mandantendaten, d.h. – anlegen, ändern, einfach alles, was wichtig ist und alles, was wir vergessen haben, machen Sie auch. Ist das Ihr Job? Füllt Sie das aus? Wenn ja –

Ihre Konditionen:

Vertrag: Wie oben schon erwähnt ist das eine Schwangerschaftsvertretung – vielleicht mit Perspektive.

Arbeitszeit:  VZ, 40 Std./Woche, Mo. – Mi. zw. 8.30 – 17.00 Uhr, Do. bis 18.00 Uhr und am Freitag bis 15/16.00 Uhr. Es gibt ein Schichtsystem und dafür einen Plan, der flexibel ist und auch auf Ihre Wünsche eingeht. Wenn es mal „brennt“, die Unterlagen raus müssen, bringen Sie es zu Ende.

Urlaub: 25 Tage

Lohn/Gehalt: Nennen Sie uns Ihre Gehaltsvorstellung – Sie werden zufrieden sein.

Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen

Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail an: info@personal-schuh.de

Hinweis in eigener Sache: Diese Stellenanzeige wurde von unserem Partner Personal Schuh (www.personal-schuh.de) veröffentlicht. Bitte wenden Sie sich bei Interesse direkt an die Mitarbeiter unseres Partners. Vielen Dank.

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