Liebe Leser,
2025 kommt die E-Rechnung
Für den Empfang von E-Rechnungen gilt:
- Jedes Unternehmen in Deutschland muss ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.
Von der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen sind Sie betroffen, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen
- Sie sind selbstständig oder führen ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
- Sie versenden Rechnungen für Ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmen (B2B).
Gut zu wissen: Warum ist ein PDF keine E-Rechnung?
Die Inhalte eines PDFs sind nicht maschinenlesbar – im Gegensatz zur E-Rechnung. Bei dieser wird gemäß EU-Norm ein maschinenlesbarer XML-Datensatz erstellt, der in den Formaten XRechnung (reiner Datensatz) oder ZUGFeRD (zusätzliches Ansichts-PDF) übermittelt, weiterverarbeitet und archiviert werden kann.
Ab 2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für im Inland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, die Rechnungen für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze mit anderen inländischen Unternehmen austauschen (B2B). Es gelten wenige Ausnahmen, zum Beispiel Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen.
Ab 2028 Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen
- Hintergrund der Regelung
- EU-Initiative ViDA: Einführung eines elektronischen Meldesystems, das ab dem 1.7.2030 die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll.
- Deutschland: Verpflichtende elektronische Rechnungstellung im Wachstumschancengesetz (27.3.2024), um EU-Maßnahmen vorwegzunehmen. Ab 1.1.2025 neue Definitionen für elektronische und sonstige Rechnungen (§ 14 UStG).
- Was ist eine elektronische Rechnung?
- Definition (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG):
- Strukturierte elektronische Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1).
- Muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit dieser interoperabel sein.
- Hybride Formate: Der strukturierte Teil (maschinenlesbar) hat Vorrang vor dem visuellen Teil (menschenlesbar).
- Nicht zulässig: E-Mails mit PDF-Anhängen gelten ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen.
- Verpflichtung zur E-Rechnung
- Ab 1.1.2025: Pflicht zur elektronischen Rechnung für B2B-Leistungen (im Inland ansässige Unternehmer).
- Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Formate erlaubt.
- Bis Ende 2027: Nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 € weiterhin zulässig.
- Sonderfälle:
- Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden. Gleiches gilt Kleinunternehmer. Diese sind zwar ab dem 01.01.2025 in der Pflicht E-Rechnungen zu empfangen, aber der Versand kann weiterhin im Format „sonstige Rechnung“ erfolgen.
- E-Rechnungspflicht gilt auch für Gutschriften, steuerpflichtige Vermietungen und Umsätze nach Durchschnittssatzbesteuerung.
- Auswirkungen auf Rechnungsempfänger
- Ab 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Kein Anspruch auf Papierrechnungen, auch wenn die technische Möglichkeit fehlt.
- Für B2C-Rechnungen bleibt die Zustimmung des Kunden erforderlich, bzw. sind davon ausgenommen
- Vorsteuerabzug und Berichtigung
- Vorsteuerabzug: Nur mit E-Rechnung möglich, außer während der Übergangsregelungen bis 2027.
- Berichtigung: Muss ebenfalls in elektronischer Form erfolgen und auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.
Aufbewahrung
- Strukturierter Teil der E-Rechnung muss unveränderbar aufbewahrt werden.
- Die maschinelle Auswertbarkeit muss gewährleistet sein.
- Ausblick und Handlungsempfehlungen
- Unternehmen sollten frühzeitig beginnen, die Umstellung auf E-Rechnungen vorzubereiten, um rechtzeitig die notwendigen technischen und organisatorischen Strukturen zu schaffen.
- Die EU-weiten Maßnahmen (ViDA) werden auf 1.7.2030 verschoben, bieten jedoch keinen Aufschub für die deutsche E-Rechnungspflicht.
Diese Regelungen zielen darauf ab, die Effizienz in der Rechnungsverarbeitung zu steigern und die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben. Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um die technischen Anforderungen zu erfüllen und mögliche Herausforderungen rechtzeitig zu adressieren.
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Quellen: Haufe, Datev