Für ein international operierendes Handelsunternehmen am Nordrand von Hamburg, spezialisiert auf die Herstellung, Vertrieb und Entwicklung von Produkten für qualitätsrelevante Industrien, suchen wir den/die Chefsekretär/in mit Stil und Herz in Teilzeit (20 Std.) vormittags.

Die jetzige Stelleninhaberin verlässt das Unternehmen nach vielen Jahren, um sich (die Kinder sind größer) wieder in Vollzeit einzubringen – was hier – durch die Struktur – nicht möglich ist.

Dieses Unternehmen ist anders, menschlicher, es ist ein familienfreundliches Unternehmen, persönliche Dinge (z.B. das Kind ist krank) werden hier immer berücksichtigt. Jeder Mitarbeiter m/w hat hier viel Freiraum bei der Gestaltung seiner Tätigkeit.

Hier gibt es ganz moderne Arbeitsplätze und eine EDV – immer auf dem neuesten Stand. Die Atmosphäre ist ungezwungen, unkompliziert, locker, die Mitarbeiter m/w machen auch mal ein Schwätzchen, hier wird gelacht und der Humor „zieht“ durch die Räume, hier hat sich eine „Truppe“ von starken Persönlichkeiten, von ganz eigenen Charakteren gesucht und gefunden (insgesamt 20 Mitarbeiter/innen – vom Chef gleich mehr).

Die Getränke für die Mitarbeiter sind frei, es gibt ab und zu mal ein gemeinsames Frühstück, eine schöne Weihnachtsfeier mit einem stilvollen Essen. 1 x wöchentlich findet ein „Zirkel“ statt, alle Mitarbeiter/innen treffen sich, hier wird besprochen: Was liegt an? – alle dürfen und sollen hier Dinge offen ansprechen – und – davon wird hier rege Gebrauch gemacht. Die Philosophie (getragen vom Chef) ist – bodenständig, im positiven Sinne konservativ, dabei sehr weltoffen und aufgeschlossen. Was sagt Ihr Bauch zu diesem Umfeld?

Dann zu Ihrem Chef: Ihr Chef ist innovativ, dynamisch und anpackend. Er führt sein Unternehmen sehr menschlich, was am Verhalten der Mitarbeiter (m/w) klar erkennbar ist – dort wird gelacht und gescherzt! Mit Eigenschaften und Verhaltensweisen wie: schlechte Laune, mundfaul und „Stimmungsmache“, kleinkariert, unpünktlich, unzuverlässig, unehrlich, zu locker (dazu später mehr), zotige Witze, ungepflegt, „Labertasche“ ohne Inhalt, Besserwisser/in, pedantisch – passen Sie dort nicht rein. Da hätten auch alle Mitarbeiter m/w etwas dagegen. Das ist eine „starke Truppe“, die sich geschlossen für das Unternehmen einsetzt. Sollte es mal Probleme geben, werden diese sofort, klar und direkt angesprochen – es werden Lösungen gesucht – es geht motivierend weiter.

Richtig gut passen Sie in dieses Unternehmen, wenn Sie: loyal, absolut verlässlich, verschwiegen und damit vertrauensvoll sind, Sie eine selbstständige Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Organisationstalent besitzen, Verbindlichkeit mit Stil und Niveau, mit Charme und einem wundervollen „Lächeln“ – persönlich und auch am Telefon, dazu gehört die immer „anwesende“ Freundlich- und Höflichkeit, ein gutes Gespür für Situation und Menschen, also auch Charakter – und wie Ihr Chef – Werte leben, ein gepflegtes Aussehen und Auftreten, gerne sportlich elegant, dazu gehört auch dezent zu sein und ebenso aufzutreten (das „umwerfende“ Parfüm ist es nicht), eine große Portion Menschlichkeit und Hilfsbereitschaft, also die Unterstützung des gesamten Teams, eine lebensbejahende und positive Sichtweise mit einer guten Prise Humor, eine natürliche, angenehme, stilvolle Kommunikation, also sympathisch  und die Fähigkeit zuhören zu können, ein ausgleichendes Wesen, die Fähigkeit analytisch zu denken, sehr genau bis akribisch und ein gutes Gefühl für Zahlen, Umsicht und Übersicht, etwas „Biss“ schadet nie, den Blick für das Wesentliche wäre gut, also eine selbstständige Arbeitsweise mit einem guten Organisationstalent. Gesundheitsbewusst – sollten Sie schon sein – Sie werden sonst häufiger hören: „Tun Sie etwas für sich!“. Wenn Sie jetzt noch Einsatzfreude „dabei“ haben – sind Sie hier richtig angekommen.

Was bringen Sie mit: Eine solide kaufmännische Ausbildung und das Wissen und die Erfahrung aus dem Bereich Sekretariat des Chefs, den Spaß an dieser Tätigkeit und die Freude am Umgang mit Menschen und eine sympathische Telefonstimme (was sagen Ihre Freunde?). Ihr Deutschlehrer m/w war von Ihren Leistungen begeistert (sehr gut – hat Ihr Chef gesagt). Das gesamte MS-Office-Paket „spielen“ Sie souverän (auch sehr gut – hat er gesagt). In SAP R3 werden Sie eingearbeitet – wenn Sie noch keine Erfahrung sammeln konnten. Da hier weltweit gehandelt wird, sollte Ihr Englisch dieser Tatsache Rechnung tragen. Das Unternehmen erreichen Sie auch gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Haben wir Sie schon verschreckt? Ihre Aufgaben stehen unter dem Motto – Unterstützung des Inhabers in allen Prozessen! Etwas ganz Wichtiges vorab: Ihr neuer Chef hat einen Wunsch – „wundervolle“ Briefe in englisch! Also nicht nur optisch stilvoll – sondern auch ausgereift und inhaltlich überzeugend – also das „Aushängeschild“! Virtuos – ist die Maxime! Ist das eine Ihrer Stärken?

Ihre Aufgaben im Einzelnen:
Korrespondenz in deutsch und fremdsprachlich, die Ablage für die Geschäftsführung, Sie führen Statistiken und ergänzen diese, bearbeiten die E-Mails, nehmen alle Telefonate des Inhabers an und übernehmen auch den allgemeinen Telefondienst (machen alle anderen auch), KK-Abrechnungen, Visa beantragen und Reisen buchen (häufig), die daraus resultierenden Reisekostenabrechnungen erstellen, Sie nehmen sich der notwendigen Übersetzungen an, unterstützen den internen Informationsfluss, pflegen die Homepage, öffnen auch mal die Tagespost und übernehmen mit Stil, Charme und Herzlichkeit den Empfang der Gäste und deren Bewirtung.

In Vertretung übernehmen Sie die Erledigung des Zahlungsverkehrs für die Buchhaltung, erstellen Einladungsschreiben für ausländische Gäste, führen Kundenzufriedenheitsbefragungen durch, erstellen die Hausnebenkostenabrechnung für Mieter und unterstützen die Weihnachtsaktion (Karte und Präsente). Sind das Ihre Inhalte? Wollen Sie das alles souverän und stilvoll übernehmen? Wenn ja – Ihre Konditionen:

Arbeitsvertrag: Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
Arbeitszeit: Ihre Arbeitszeit von Mo. – Fr. beträgt 20 Stunden. Diese können Sie sich flexibel zwischen 8.00 und 13.00 Uhr (nach Absprache) gestalten. Schön wäre es, wenn Sie bei Abwesenheit der Empfangssekretärin Ihre Arbeitszeit auch mal verändern könnten.
Sonstiges: Sie erhalten ein freiwilliges 13. Gehalt und ein tarifliches Urlaubsgeld sowie eine Gewinnbeteiligung bei einem guten Ergebnis. Dazu kommt eine betriebliche Krankenversicherung (bei der Sie für wenig Geld Ihre gesamte Familie mitversichern können), die 80% der Zahnarztkosten und 100% der stationären Kosten abdeckt – und – sollten Sie ausscheiden – können Sie diese so auch mitnehmen.
Urlaub: 28 Tage
Vergütung: Ihr Gehalt entspricht den Anforderungen dieser Position und wird Sie sicher überzeugen. Bitte nennen Sie uns für diese Aufgabe (20 Std./Wo.) Ihre Vorstellung und Ihren Eintrittstermin. Vertraulichkeit ist selbstverständlich. Ihre Fragen beantworten wir gerne vorab telefonisch.

Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail an: info@personal-schuh.de

Wenn Sie Ihre Unterlagen per Post zusenden: Bitte keine Originalen Fotos, keine Mappen und Hefter, sondern nur den INHALT Ihrer Bewerbungsmappe. Unterlagen können nicht zurückgeschickt werden. Ergebnis gern per E-Mail.

Wir weisen darauf hin, dass die Kosten zur Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch, insbesondere Reisekosten sowohl durch uns, als auch durch den vermittelten potenziellen Arbeitgeber nur dann erstattet werden, wenn eine vorherige ausdrückliche Kostenzusage durch uns erfolgt. Anderenfalls können diese Kosten leider nicht erstattet werden.

Hinweis in eigener Sache: Diese Stellenanzeige wurde von unserem Partner Personal Schuh (www.personal-schuh.de) veröffentlicht. Bitte wenden Sie sich bei Interesse direkt an die Mitarbeiter unseres Partners. Vielen Dank.