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Offiziell: Das neue Buchhaltungsgesetz tritt am 01.01.2015 in Kraft (GoBD)

Schon mehrfach haben wir in den vergangenen Monaten über die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) hier informiert.

Jetzt hat das Bundesfinanzministerium ein BMF-Schreiben am 14.11.2014 wonach die Änderungen zum 01.01.2015 verbindlich in Kraft treten. Die wichtigsten Punkte im Überblick:

1. Zeitnahe Erfassung der Belege:
Zukünftig ist eine zeitnahe Erfassung der Belege für unbare Geschäftsvorfälle (zehn Tage) vorgeschrieben.

2. Verfahrensdokumentation:
Unternehmen sind verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation vorlegen zu können. Nähere Informationen dazu finden Sie auch bei Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

3. Internes Kontrollsystem (IKS):
Unternehmen müssen demnach auch ein Internes Kontrollsystem (IKS) auf dem Weg bringen.

Sie finden alle neuen Regeln direkt auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Unser Tipp: Machen Sie sich schon heute Gedanken, wie Sie mit den neuen Regelungen umgehen wollen. Auf Wunsch stehen Ihnen dazu im Rahmen einer kostenfreien Beratungsstunde gerne zur Verfügung – bitte sprechen Sie uns einfach an.

GoBD: Änderungen in der Buchhaltung für Juni erwartet

In den vergangenen Wochen haben wir Sie über die geplanten Änderungen in der Buchhaltung informiert. Jetzt hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Update veröffentlicht, welches die Regelungen etwas abschwächt.

Die wichtigste Neuerung:

Die neuen Vorschriften gelten danach nur für buchführungspflichtige Unternehmen und sollen bereits Ende Juni in Kraft treten. Die Buchführungspflicht eines Unternehmers kann sich aus mehreren gesetzlichen Grundlagen ergeben. Nach dem Handelsrecht und dem Steuerrecht, sind alle Unternehmer buchführungspflichtig, die nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) Kaufleute sind. Zu den buchführungspflichtigen Kaufleuten zählen die Formkaufleute, also sämtliche Kapitalgesellschaften wie bspw. die UG, GmbH oder die AG. Zusätzlich zählen auch größere Land- und Forstwirte oder Handelsgesellschaften zu den buchführungspflichtigen Unternehmen, unter Umständen können auch Vereine dazu zählen.

Nicht buchführungspflichtig sind alle Freiberufler, da sie keine Kaufleute sind. Ebenso zählen kleinere Unternehmer zu den Nichtkaufleuten, wobei hier aber keine eindeutige Größen zur Abgrenzung existieren. Dafür macht das Steuerrecht, insbesondere die Abgabenordnung (AO), die Buchführungspflicht an Summen wie dem Gewinn und dem Umsatz fest. So sind alle diejenigen Unternehmen buchführungspflichtig, die mehr als 500.000 Euro Umsatz oder mehr als 50.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften.

Die wichtigsten Änderungen zum ersten Entwurf:

  • Die bisherige Bezugnahme auf alle Geschäftsvorfälle hinsichtlich der materiellen Ordnungsmäßigkeit der Bücher wurde mit Streichung des Wortes „alle“ abgeschwächt.
  • Die bisherige strikte Anforderung, dass Geschäftsvorfälle grundsätzlich nicht länger als zehn Tage grundbuchmäßig unerfasst bleiben dürfen, erscheint durch eine strukturelle Überarbeitung bzw. Ergänzungen von Beispielen abgeschwächt. Demnach sind nur noch Belege, die unbar bezahlt werden, innerhalb von zehn Tagen zu verbuchen.
  • Die bisherige Verschärfung, dass die Aufbewahrungsfrist des Anschaffungsbelegs  erst mit Ablauf der steuerlichen Nutzungsdauer beginnt, wurde gestrichen. Eine Aussage zur Dauer der Aufbewahrungsfrist des Anschaffungsbelegs wird jetzt nicht mehr getroffen.
  • Ein Punkt wurde dahingehend ergänzt, dass eine Umwandlung von eingehenden elektronischen Geschäfts- bzw. Handelsbriefen und Buchungsbelegen in ein anderes Format dann zulässig ist, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
  • Im Rahmen der Datenträgerüberlassung hat das BMF konkretisiert, dass eine Mitnahme des Datenträgers durch die Außenprüfungen nur in Abstimmung mit den Steuerpflichtigen. erfolgen soll.

Alle anderen Änderungen haben wir hier für Sie zusammen gestellt. Anzumerken ist, dass nicht alle Forderungen der Wirtschaft bzw. Verbände von der Finanzverwaltung im neuen BMF-Entwurf berücksichtigt worden sind.

Unser Tipp: Machen Sie sich schon heute Gedanken, wie Sie mit den neuen Regelungen umgehen wollen. Auf Wunsch senden wir Ihnen den Gesetzentwurf gerne zu oder stehen Ihnen dazu im Rahmen einer kostenfreien Beratungsstunde gerne zur Verfügung – bitte sprechen Sie uns einfach an. Über die aktuellen Entwicklungen zum GoBD werden wir Sie ebenfalls hier auf dem Laufenden halten.

Buchhaltung: Neue Grundsätze geplant

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat einen Entwurf für die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgelegt.

Ziel des GoBD ist es, ein computergestütztes Buchungsverfahren flächendeckend einzuführen und dabei alle Unternehmen gleichzu behandeln. So sollen die neuen Regelungen sowohl für Großkonzerne, aber auch für GmbH´s, UG´s, GbR´s und alle Einzelunternehmen gelten.

So werden zum Beispiel für Bareinnahmen, die sofortbezahlt werden, detaillierte Aufzeichnungenzu den Inhalten des Geschäftes sowie den Namen des Geschäftspartners gefordert. Das neue Verfahren, welches Unternehmen anwenden müssen, muss nachvollziehbare Geschäftsvorfälle beinhalten. Darüber hinausmuss gegenüber dem Finanzamt ein verantwortlicher Ansprechpartner benannt werden.

Ganz wichtig: Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen.

Hierzu drei Beispiele:

  1. Bei Ihnen bestellt ein Kunde eine Ware. Diese Bestellung erhält eine Vorgangs-ID und wird gespeichert. Darüberhinaus gehört in die Buchhaltung neben der Bestellung, die Auftragsbestätigung, der Lieferschein und die Rechnung. Bitte unbedingt auch die Dokumenten-ID speichern.
  2. Sie buchen einen Mietwagen über das Internet. Sowohl die Mail, als auch alle Mitteilungen bis zur Rechnung/Rückgabe müssen in die Buchhaltung.
  3. Sie erhalten telefonisch einen Auftrag. Dafür muss zukünftig ein Eigenbeleg (z.B. Telefonnotiz) erstellt werden. Dieser muss zusammen mit dem gesamten Schriftverkehr (z.B. Verträge, Emails, ect.) unter einer Dokumenten-ID abgespeichert werden und gehört ebenfalls mit in die Buchhaltung.

Die vielleicht schwerste Aufgabe ist es, dass alle Belege in Zukunft zeitnah elektronisch erfasst werden sollen. Das Bundesfinanzministerium geht dabei nach ersten Aussagen von einer Fristvon zehn Tagen nach Belegerstellung aus. Im Klartext: Ein Geschäftsvorfall, der am 03. eines Monats anfällt, muss spätestens am 13. eines Monats gebucht sein. Zusätzlich muss jeder Buchungsstapel mit einer Unterschrift vor dem Festschreiben frei gegeben werden.

Unklar ist, wie Betriebsprüfer damit umgehen, wenn die Fristüberschritten wird. Nach aktueller Schätzung sind Ordnungswidrigkeiten genauso möglich, wie auch der Straftatbestand einer Steuerhinterziehung.

Darüber hinaus beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist der Buchhaltungsunterlagen zukünftig erst, nachdem ein Wirtschaftsgut abgeschrieben ist. Hierzu ein Beispiel: Sie kaufen sich einen neuen PKW, der über sechs Jahre abgeschrieben wird. Die Buchhaltung ist damit zukünftig 16 Jahre aufzubewahren.

Den kompletten Entwurf des neuen Gesetzes finden Sie hier.

Unser Tipp: Fangen Sie bereitsheute an, sich Gedanken über die Archivierung Ihrer Geschäftsvorgänge zu machen. Auf Wunsch stehen wir dazu im Rahmen einer kostenfreien Beratungsstunde gerne zur Verfügung – bitte sprechen Sie uns einfach an. Über die aktuellen Entwicklungen zum GoBD werden wir Sie ebenfalls hier auf dem Laufenden halten.