Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften.

Dabei gilt der Grundsatz, dass alle Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren sind. Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Sie sind die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen.

Je nach Art des Geschäftsvorfalls können davon vor allem folgende Belege betroffen sein:

Rechnungen bzw. Rechnungskopien, Lieferscheine, Auftragszettel, Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen, Vertragsurkunden, Zahlungsanweisungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Wechsel, Schecks, Buchungsanweisungen, Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen, Jahresabschlusslisten, Reisekostenabrechnungen, Bescheide über Steuern, Gebühren und Beiträge, Kommissionslisten, Konnossemente, Werkstattabrechnungen, Ursprungsbelege (Preislisten, Kontrollzettel), Saldenlisten oder –bestätigungen, Zinsrechnungen, Belastungs- und Gutschriftsnoten, Aktennotizen, Protokolle, Prüfungsberichte und Eigenbelege, selbst wenn diese nur als Unterlage für eine Stornobuchung dienen.

Außerdem sind u.a. auch folgende Unterlagen grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Lageberichte,
• die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Zum 01.01.2015 können damit alle Unterlagen aus 2004 vernichtet werden. 🙂

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